Cópias de segurança — sabia que são obrigatórias por lei?
De certeza que já ouviu falar na importância das cópias de segurança, mas sabia que também são obrigatórias?
O que são cópias de segurança?
Cópias de segurança, ou backups, são uma cópia dos dados do seu sistema de gestão, da informação da sua empresa. São realizadas periodicamente e, se tudo correr bem, podem nunca vir a ser necessárias. No entanto, se perder os seus dados, vai poder recuperá-los ao repor a última cópia de segurança.
Se acha que, no seu caso, não necessita de cópias de segurança, veja alguns exemplos que podem acontecer em qualquer empresa e que podem levar a perda de dados:
- Falha de energia
- Ataques informáticos
- Roubo
- Dados corrompidos
- Erro humano
Infelizmente, existem vários fatores que podem causar perda de dados, por isso, o mais seguro é realizar cópias de segurança com frequência e garantir que o seu negócio está protegido.
3 conselhos para cópias de segurança eficazes e seguras
Os backups, desde que bem configurados, não necessitam de ser um trabalho extra ou causar disrupção na empresa.
Automáticas
As cópias de segurança devem ser totalmente automáticas, ou seja, deve utilizar um software que realiza as cópias com a frequência definida e para os locais programados. Se as cópias dependerem de um funcionário estaremos mais sujeitos a erro humano sem falar de outros imprevistos que podem acontecer.
Frequência ideal
Necessita também de definir a frequência ideal das cópias de segurança. Será de hora a hora? Uma vez por dia? Porque queremos que exista um equilíbrio entre a necessidade e o espaço que vamos ocupar, devemos definir o que faz sentido para cada negócio.
Locais diferentes
Não se esqueça também de que as cópias de segurança devem estar armazenadas noutro local que não o local onde está o seu sistema de gestão. Imagine que há uma falha informática — não quererá que as suas cópias sejam também afetadas.
Recomendamos também que um dos locais de armazenamento seja na cloud, pois assim conseguirá uma proteção mais eficaz — imagine que há um incêndio no seu escritório?
Se possível, o mais seguro será ter duas cópias de segurança distintas: uma física, na sua empresa, mas num equipamento diferente e outra online, na cloud.
Quem é o responsável por efetuar as cópias de segurança?
De acordo com o Decreto-Lei Nº 28/2019, Art. 27º, é o sujeito passivo o responsável pela realização e manutenção das cópias de segurança, ou seja, a própria empresa.
Para cumprir com a legislação deve garantir também que os originais e as cópias de segurança são armazenados em locais distintos, tal como sugerimos acima, e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos. Ou seja, não só é responsável por garantir que as cópias de segurança são feitas, mas também por se assegurar que não possibilidade das perder/danificar.
Se tem dúvidas sobre as cópias de segurança ou quer garantir que tem tudo bem configurado e de forma totalmente automática, podemos ajudar. Fale connosco.